COLLABORATORI EFFICIENTI: UN PASSO VERSO L’ECCELLENZA

rendimentoOggi mi addentro in un concetto molto importante: l’efficienza dei collaboratori.
Capirai perché avere un team efficiente è il primo passo per automatizzare il tuo centro, liberare tempo e avere più risultati sia in termini economici che in termini di soddisfazione per il cliente.
Scoprirai inoltre come misurarla e come applicarla per fare in modo che i tuoi collaboratori siano stimolati ad essere efficienti.

L’efficienza è un concetto operativo che appartiene alla meccanica del processo.
Lo so, già questa frase fa venire il mal di testa, quindi cercherò di semplificare e spesso userò dei termini non scientifici per rendere la cosa più familiare, non me ne vogliano gli ingegneri.
Facciamo un esempio che abbiamo tutti sotto il sedere: Un automobile è più efficiente di un’altra quando le sue caratteristiche funzionali sono migliori: accelerazione, consumo di carburante al litro, spazio di frenata, velocità massima, ecc…
L’efficienza può essere un concetto applicato ad una singola proprietà, come pure un concetto aggregato, possiamo cioè definire un auto più efficiente di un’altra nel suo complesso, come pure valutare la singola proprietà (l’accelerazione ad esempio).
Spesso l’efficienza viene collegata al tempo, e cioè alla capacità di un meccanismo di fare lo stesso numero di operazioni di un altro ma in minore tempo e/o di raggiungere lo stesso risultato in un minor numero di operazioni (non necessariamente in un minor tempo).
L’efficienza dunque è un parametro indipendente dal risultato, prende solo in considerazione il funzionamento di un dato processo indipendentemente dal suo scopo: ci dice quanto un meccanismo funziona meglio di un altro.
Il meccanismo esegue solo ed esclusivamente la funzione per la quale è stato costruito: l’impianto frenante dell’auto FRENA, ed è più efficiente rispetto ad un altro quando lo fa in uno spazio minore scaldando di meno e consumando meno risorse.
Nel caso di un meccanismo la definizione è molto intuitiva: si misura lo spazio frenante, la temperatura dei freni, l’usura dei freni e il gioco è fatto.

DAL MECCANISMO ALL’UOMO

Facciamo il passo successivo:
Quando una persona esegue un lavoro in maniera più efficiente di un’altra?
Quando a parità di incarico esegue un certo numero di operazioni in un minor tempo ottenendo lo stesso risultato, o alternativamente quando esegue un numero di operazioni inferiore per ottenere lo stesso risultato.
Mi ripeto per chiarezza: tutto questo prescinde dalla qualità e dall’obiettivo.
Come misurare l’efficienza di un collaboratore?
L’efficienza è possibile misurarla se standardizziamo l’operatività di una persona nelle sue azioni fondamentali e ne misuriamo il numero in relazione al tempo.
Essendo una grandezza fisica essa è molto meritocratica: non esistono collaboratori alti, bassi, brutti, belli, biondi o bruni, simpatici o antipatici.
E’ una misura: se fai 100 fatture al giorno sei un drago, se ne fai 10 … no ;-)

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Funzioni tipicamente classificabili in efficienza sono quelle più associabili ad un processo meccanico, meno creativo, meno legato ad obiettivi e più funzionale.
Ad esempio le funzioni amministrative: esistono persone che in otto ore stampano 100 fatture, rispondono a 50 telefonate, gestiscono 10 fax, gestiscono lamentele di 10 clienti, altre fanno la metà di queste operazioni nello stesso tempo, ma magari con una qualitá migliore…
Può sembrare poco umano questo ragionamento, ed effettivamente è così dato che stiamo associando un ragionamento meccanico ad un essere umano, MA NON GIUDICHIAMO, cerchiamo di prendere dall’efficienza quello che di buono ci può dare senza pregiudizi.

COSA CI PUO’ INSEGNARE L’EFFICIENZA:

Ci insegna a conoscere un nostro collaboratore in termini di puro funzionamento.
Non ci da informazioni in merito alla qualità del lavoro o al raggiungimento di un obiettivo.
L’efficienza va sempre contestualizzata al sistema in analisi, soprattutto in termini di qualitá.
Valutare i collaboratori solo in termini di efficienza é sempre un errore, tutto il processo lavorativo va contestualizzato alla persona e alla  performance medie della professione.

I BENEFICI DELL’EFFICIENZA DI UN COLLABORATORE:

  • LIBERA TEMPO: Una persona efficiente non necessità di essere seguita, con inutili perdite di tempo, interminabili riunioni per cercare di aumentare il suo numero di giri.
  • Aumenta la stima dei clienti perché da l’idea di una persona che si da da fare.
  • Fa felice l’amministrazione perché viene pagato UN TEMPO EFFICIENTE.
  • Costruisce fiducia e reputazione del collaboratore con la direzione.
  • Aiuta a costruire la reputazione del club

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INNESCARE L’EFFICIENZA
L’efficienza per funzionare davvero deve diventare un valore da condividere con tutto lo staff, educare i collaboratori all’efficienza è il primo passo per l’eccellenza.

Il secondo passo alla prossima puntata!

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